Inställningar kan göras av en administratör eller av en byråpartner med fullständig behörighet, som loggat in som kunden via partnerportalen. Alla inställningar görs genom att man först öppnar inställningsmenyn via kugghjulet uppe till höger i menyn.
Integrera Blikk med ett Ekonomisystem
Blikk Easy kan integreras med Visma eEkonomi, Visma Administration, Visma Fakturering, samt med Fortnox. Med en integration kan du hämta importera resultatenheter från Ekonomisystemet.
Om du har Visma eEkonomi eller Fortnox så kan du även bokföra inköp med företagskort direkt i Blikk, så att de kommer över som verifikat med tillhörande kvittobild.
Integrationen görs under Inställningar (kugghjulet) > Integrationer > Ekonomisystem.
Efter att du valt system så följer du instruktionerna på skärmen för att slutföra integrationen.
Importera resultatenheter +
Resultatenheter importeras under Generellt > Resultatenheter, detta behöver du endast göra om lönefilen ska innehålla resultatenheter. Lönefilen går att ta ut resultatenhetsfördelad för lönesystemen, Visma Lön, Crona lön och Kontek lön.
När användarna sedan skapas så kan du ställa in på respektive användare vilken resultatenhet som ska vara förvald.
Avdelningar +
Avdelningar används för att kunna dela upp anställda utefter den avdelning som de tillhör. Du kan sedan filtrera löneunderlag och urval i rapporter utefter respektive avdelning. När du skapat avdelningarna så kan du sedan ställa in vilken avdelning medarbetaren tillhör, när du skapar upp företagets användare.
Avdelningar administreras under Generellt > Avdelningar.
Inställningar för Tid & Kvitton
Under Tid & Kvitton > Inställningar anger du om resultatenhet ska användas i lönefilen. Samt inställningar för inköp med företagskort och vilken verifikationsserie som ska användas när dessa bokförs. Har du inte en integration med ett ekonomisystem så kan du hoppa över detta steg.
Bokföringskontona för företagskorten är en standardinställning, varje användare kan sedan lägga upp sina egna kort och varje kort kan ställas in med ett eget avräkningskonto. Om det är önskvärt att företagskorten ställs in med ett eget avräkningskonto, förbereds kontona först i ekonomisystemet, respektive användare behöver sedan informeras om det innan de lägger till sitt kort i Blikk.
Schema
När ert konto skapades så genererades automatiskt ett schema för heltid. Se över det och att undantagen stämmer överens med era anställningsavtal. Om ni har anställda som jobbar deltid eller halvtid så skapa upp separata scheman även för de.
Skapa schema +
För att skapa ett schema så går du till Administrera (Kugghjul) > Tid & Kvitton > Schema > och trycker på lägg till schema
Ge schemat ett namn i rutan för schemanamn.
Under veckodagarna anger du antal timmar som en arbetsdag på respektive veckodag ska innehålla.
Du kan sedan skapa undantag för exempelvis dag före röd dag genom att klicka på nytt undantag uppe till höger.
Där anger du vilket datum undantaget gäller en beskrivning av undantaget exempelvis
Skärtorsdag och sedan hur många arbetstimmar som dagen ska innehålla.
Ett schema som är skapat men aldrig använt går bra att ta bort eller inaktivera, är schemat använt går det inte längre att ta bort eller inaktivera.
Koppla ett schema till en användare +
För att koppla ett schema till en användare går du in i Administrera(Kugghjul)> Generellt> Licenser & användare, sedan trycker du dig in på användaren du önskar att koppla schemat till.
När du har tryckt dig in på användaren så hittar du schema lite ner på sidan under Tid och Rapportera.
Tryck där på Hantera så kommer du till en meny där du kan välja från existerande scheman genom att trycka på redigeraknappen ute till höger.
OBS! Det kommer en varning där du måste välja Fortsätt ändå om du önskar byta befintligt schema, eller om det aldrig funnits något schema på användaren.
När du har valt schema, sparar du i dialogen, glöm inte att du även måste spara nere till höger på inställningarna för själva användaren.
Säsongsschema +
Du kan i existerande schema lägga in ett säsongsschema
Detta gör du via Administrera(Kugghjul) > Tid & Kvitton > Schema> Sedan trycker du dig in på schemat du önskar lägga till säsongsschema på och väljer Lägg till Säsongsschema
Du får du upp en ny rad där du väljer från datum, till datum samt timantal per dag för säsongschemat
(Kom i håg att välja spara efter du har lagt in datum och timantal).
OBS! Man kan inte kombinera Säsongsschema och Flerveckoschema på samma schema
Schema med flera veckor +
Du kan skapa flerveckorsschema via att välja Lägg till vecka (vid olika tider för veckorna)
Du ser då olika flikar för varje vecka du har skapat.
OBS! Man kan inte kombinera Säsongsschema och Flerveckorschema på samma schema
Redigera ett befintligt schema +
Redigering av befintligt schema gör du via Inställningar (Kugghjul) > Tid & Kvitton > Schema> Sedan trycker du dig in på schemat du önskar redigera (När du är färdig och har gjort ändringen du önskade göra, kom i håg att spara schemat. Det gör du helt nere på schemat till höger).
Tidkoder
Tidkod är vanligtvis normaltid eller övertid. Tidkoden är en omräkningsfaktor och styr de lönekoder som kommer över till löneunderlaget.
Interntid
Arbetad tid, dvs all tid som inte är frånvaro. Som standard heter koden Arbetad tid, men den går att döpa om till någonting annat. Man kan inte skapa egna interntidkoder i Blikk Easy.
Man kan ställa in koden så att kommentar kan vara tvingande eller ej.
Frånvaro
Det finns fem stycken frånvarokoder förskapade i systemet, dessa går att döpa om till de som används i företaget. Det går även att skapa egna frånvarokoder, egenskapade koder måste kompletteras med korrekt lönekod.
Resor & tillägg
Under Resor & tillägg lägger du till tillägg för OB och traktamenten.
Det finns som standard skapat en artikel för bilresa, klicka på lägg till för att skapa de tillägg och traktamenten som behövs i er verksamhet.
Rapporteringsprofiler
När alla inställningar är gjorda så är det dags att se över hur tidrapporteringsvalen ska se ut för användarna (Kugghjulet > Tid & Kvitton > Rapporteringsprofiler).
Grundprofil +
Grundprofilen fungerar som er mall för tidrapporteringen.
Här kan du välja vad som ska visas och vad som inte ska visas när användarna rapporterar tid.
Använder ni er tex inte av tillägg i normalfallet, så kan du dölja de valen genom att bocka ur de i grundprofilen. Grundprofilen gäller för alla era användare, förutom de användare som tillhör en egenskapad profil.
Egna profiler används för att skapa olika typer av tidrapporteringsmallar för olika användare. Det kan till exempel vara så att en viss grupp av anställda bara ska kunna rapportera på en typ av tidkod och ett typ av tillägg. Medans vissa ska kunna rapportera på andra. Vissa användare ska kunna rapportera resa, medans andra aldrig reser i tjänsten och därmed inte behöver se det valet.
I varje profil kan du styra vad som ska vara möjligt att rapportera på.
Vilken profil en användare har, ställer du in på respektive användare under administrera (Kugghjulet) > Licenser & Användare. Varje användare måste vara knuten till en profil, antingen grundprofilen eller en egenskapad profil.
Automatisk tidrapportering då användaren låser dag/vecka/period +
På varje rapporteringsprofil kan man ange om man vill att Blikk automatiskt ska lägga till tidrapporter som fyller upp till den schemalagda tiden då användaren stänger dagen/veckan/perioden. Detta kan vara användbart exempelvis då användare endast ska rapportera frånvaro eller endast ska rapportera närvaro och ändå ha ett fullständigt löneunderlag. Läs mer här
Utlägg
Utläggskategorier används när utlägg och inköp med företagskort registreras.
De vanligaste kategorierna finns förskapade, de kan redigeras och man kan också skapa egna utläggskategorier. Varje kategori behöver ställas in med bokföringskonto och med lönekod för överföring till lönesystemet.
Inställningar för Lön
När kontot skapades så valdes vilket lönesystem som kunden använder. Utifrån det så har lönekoder lagts in på alla förskapade inställningar. På sådant som skapats själv, eller avviker från standard behöver justeringar göras. Lönekoder finns angivna på följande ställen:
- Tidkoder
- Frånvarokoder
- Utlägg
- Artiklar
- Bilar
Koderna som ska användas beror på vilket lönesystem som kunden har, se nedan.
Licenser & Användare
Användarna kan ha tre olika licenser, de kostar alla lika mycket.
Licensen avgör vad användaren har tillgång till i systemet.
Användare läggs till och Administreras under Inställningar (Kugghjulet) > Licenser och användare.
En e-post måste alltid finnas angiven på användaren. Fyller du i personnummer kan inloggning även ske med BankID. Se även över så att användarna har anställningsnummer angivet, korrekt löneform och en attestansvarig.
När all information finns upplagd så bjuder du in användarna genom att skicka ett välkomstmail med instruktioner för inloggning. Det är samma inloggning både i desktop och mobilappen. Detta görs längst ned på höger sida när du är inne på användaren under Inställningar > Licenser & användare.
Om personnummer finnas angivet så kan användaren även välja att logga in via BankId.
Om det saknas epostadress på användarna så går de inte att skicka ett välkomstmail. Ni måste då meddela användarna hur de loggar in i Blikk med BankId. Om ingen e-post finns angiven så måste användaren själv ange en e-post när de först loggar in med personnummer.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.